5 juillet 2019

6 conseils pour créer le message d’absence parfait

Vous êtes sur le point de partir pour des vacances bien méritées et vous réalisez qu’il vous faut encore rédiger votre message automatique d’absence. La tâche peut paraître simpliste, pourtant il s’agit d’un outil de communication qui ne doit pas être négligé.

Combien de personnes vont voir votre réponse automatique durant vos vacances ? Probablement plusieurs dizaines, si ce n’est plus. Pensez-y! Il est indispensable de porter une attention particulière aux informations que vous inscrirez dans ce message.

Voici nos 6 conseils pour créer le message d’absence parfait :

1. Qualité des informations

L’exactitude des informations contenues dans votre message est primordiale. Les dates ne doivent pas être erronées, en particulier la date de retour. Imaginez que l’un de vos clients attende que vous le recontactiez pour un dossier important, et que vous ne lui reveniez finalement que plusieurs jours après la date annoncée.

N’oubliez pas non plus que les informations doivent être précises. Une formulation telle que « De retour lundi » semblera très flou. Privilégiez plutôt « de retour le lundi 10 juin ».

2. Clarté de l’objet

L’objet de votre message doit clairement mentionner que vous êtes absent (par exemple : « Absent(e) du bureau »). Votre client doit pouvoir comprendre instantanément - en lisant l’objet du courriel - qu’il ne recevra pas de réponse de votre part dans l’immédiat.

3. Date de retour

Il est indispensable de mentionner la date de votre retour pour que vos interlocuteurs sachent à quel moment ils auront de vos nouvelles.

4. Suivi efficace

Si pour des raisons de confidentialité les courriels ne peuvent pas être redirigés à l’un de vos collègues, il est préférable de le mentionner.Il peut également être intéressant d’indiquer les coordonnées d’un(e) collègue pour que le client puisse s’y référer en cas d’urgence.

5. Style professionnel

Plusieurs dizaines de clients ou partenaires liront votre message automatique d’absence. Il est donc important de conserver un style rédactionnel qui soit professionnel et de limiter au maximum l’utilisation du langage familier.

6. Personnalisation

Même si votre message doit rester professionnel, rien ne vous empêche de le personnaliser. Vous pouvez ajouter un lien, une vidéo ou une image que vous aimeriez que vos interlocuteurs consultent.

Enfin, n’oubliez pas de désactiver votre message d’absence à votre retour!

Quelques exemples :

Objet : Absent(e) du bureau

Bonjour,

Merci beaucoup pour votre courriel. Veuillez prendre note que je suis absent(e) du bureau du [date de départ] au [date de retour]. Je n’aurai pas accès à mes courriels, je prendrai donc connaissance de votre message à mon retour.

Pour des raisons de confidentialité, votre courriel ne sera pas redirigé. En cas d’urgence, vous pouvez contacter mon collègue [prénom, nom et poste], dont voici les coordonnées: [courriel et/ou téléphone].

Cordialement,

[Signature]

Objet : En vacances jusqu’au [date de retour]

Cher client,

Si vous lisez ce courriel, c’est que je suis en vacances. Je serai de retour le [date de retour]. Afin d’accélérer le traitement de votre demande, votre courriel a été transféré automatiquement à mon collègue [prénom, nom et poste], dont voici les coordonnées: [courriel et/ou téléphone]. Il vous fera un suivi dans les plus brefs délais.

Si vous avez besoin d’information concernant [sujet], vous pouvez visiter directement notre site web à l’adresse suivante : [adresse Internet].

Merci pour votre compréhension,

[Signature]

Comment mettre en place votre message automatique d’absence?

Microsoft Outlook 2013 / 2016

Ouvrez l’application Microsoft Outlook, puis rendez-vous dans l’onglet Fichier.
Dans le menu Informations, cliquez sur le bouton Réponses automatiques (absence du bureau).
Sélectionnez ensuite Envoyer des réponses automatiques. Si vous connaissez la date exacte de votre retour, vous pouvez cliquer sur Envoyer uniquement pendant ce laps de temps puis renseigner le période durant laquelle vous serez absent.
Saisissez enfin le message automatique qui sera envoyé à vos collègues (Au sein de mon organisation) et celui qui sera diffusé à l’externe (En dehors de mon organisation), aux clients et aux partenaires.

Info : Si vous avez spécifié un laps de temps pour votre message d’absence, la fonction de réponse automatique s’arrêtera automatiquement à la date de fin indiquée. Dans le cas contraire, vous devrez à votre retour réitérer les étapes ci-dessus, jusqu’à aller sélectionner l’option Ne pas envoyer de réponses automatiques.

Gmail

Connectez-vous à votre compte Gmail.
En haut à droite, cliquez sur Paramètres puis descendez jusqu’à la section Réponse automatique. Sélectionnez ensuite Réponse automatique activée.
Indiquez la période de votre absence, puis renseignez l’objet et votre message.

Lorsque votre réponse automatique sera activée, une bannière s’affichera en haut de votre boîte de réception.

Info : Pour désactiver la réponse automatique, cliquez simplement sur Arrêter maintenant dans le bandeau supérieur.

Microsoft Outlook Web App

Connectez-vous à votre compte Outlook Web App.
En haut à droite, cliquez sur Paramètres puis sur Afficher tous les paramètres d’Outlook.
Dans la catégorie Courrier, cliquez sur Réponses automatiques.
Si vous connaissez la date exacte de votre retour, vous pouvez cliquer sur Envoyer uniquement pendant une période donnée puis renseigner le période durant laquelle vous serez absent.
Sélectionnez les options souhaitées :
- Bloquer mon calendrier pour cette période
- Refuser automatiquement les nouvelles invitations à des événements prévus pendant cette période
- Refuser et annuler mes réunions pendant cette période
- Envoyer des réponses uniquement à mes contacts
Saisissez enfin le message d’absence automatique qui sera diffusé à vos clients ou partenaires.

Info : Si vous avez spécifié un laps de temps pour votre message d’absence, la fonction de réponse automatique s’arrêtera automatiquement à la date de fin indiquée. Dans le cas contraire, vous devrez à votre retour réitérer les étapes ci-dessus, jusqu’à aller désélectionner l’option Réponses automatiques activées.

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